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    OA系統使用心得

    閱讀次數:3150    發布日期:2015-04-20

    為 了有效地推行無紙化辦公,提升公司內部審批效率,實現審批、公文流轉信息化,總部于2014年5月開始啟動OA系統一期試點項目。 2014年5月6日,總部在深圳召開OA系統項目啟動會,6月2日—6月11日,我按照總部給定的標準版整理的流程圖及流程節點,形成淮北公司的規格說明 書提交到總部;8月24日—9月20日,我按照總部要求規格說明書搭建公司的系統架構,完善系統使用的基本信息,參加并完成總部組織的OA系統理論學習。 11月1日我公司OA正式上線。

     從上線至2015年3月26日截止,我公司通用OA共發起流程2449件,及時辦結率達到99%,大大提升了審批效率,為此,我受到了公司領導的表揚。 通過對OA系統的建設,我個人認為它離不開三個重要的因素: 

    一、 OA系統需求資料的完善。每個系統在建設期間能順利進行的前提保障就是系統需求資料的完善性。不完整的需求資料不但會使系統實施期間工作量的加大,還會影 響到系統的及時上線。鑒于此,我公司在收集需求資料的過程中,首先要求各部門選出與關鍵用戶的部門對接人,便于關鍵用戶與各部門之間更快速、更精準的確認 需求與其他相關工作;其次,在各部門提交各自需求,并經過部門經理簽字確認之后,召開公司層級的梳理會議,協調關于跨部門的流程的準確性,確保其符合公司 的管理制度。 

    二、 總部的大力推行。在OA系統項目啟動會開始之前,總部就已前往各成員公司進行初期系統需求調研,因此在項目啟動會開啟時,所提供的表單、審批流程分類基本 符合各家成員公司的需求。在項目實施期間,總部信息部積極地與成員公司進行聯系,根據反饋及時對系統框架進行調整,以滿足我公司對系統更方便的使用,并在 上線前對我進行系統的、針對性的培訓。 

    三、 公司領導的高度重視。5月11日—6月1日,在成員公司細化需求調研的期間,我公司領導關于OA系統需求工作共開展三次會議,前兩次會議確定公司OA流程 走向,第三次會議秦艷總對之前修改整合后的流程模塊及流程做出進一步修改指導,并在會議后完成我公司OA系統需求提報,同時要求公司信息中心全力配合總部 落實OA系統的實施,及時發現問題解決問題,確保在要求的上線時間內準時使用OA系統。 

    2014年11月1日,淮北公司OA系統的正式使用,在加強了淮北公司信息化建設水平的同時,還意味著淮北公司的電子化管理進入新的階段?,F階段和后期也將逐步實現分子公司辦公審批加入到淮北公司OA辦公系統內,確保全公司實現無紙化辦公。

    通訊員:黃志強

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